La dématérialisation des factures au sein d’une entreprise est un moyen efficace de réduire les coûts, tout en permettant de fluidifier le processus. Toujours est-il qu’il s’agit d’un projet d’envergure qui amène notamment à s’intéresser aux nouvelles technologies. Le volet sécurité est aussi à renforcer.
La différence entre facture électronique et facture dématérialisée ?
Ces concepts sont bien distincts :
- Une facture dématérialisée a préalablement été une pièce au format papier. Elle a été scannée afin de faciliter son archivage ou encore sa diffusion ;
- La facture électronique, aussi appelée e-facture, n’est disponible qu’en version numérique.
Ces deux versions sont présentables à l’administration fiscale. Cependant, il est important de distinguer ces deux stratégies de facturation.
Les raisons d’opter pour une facturation numérique
La gestion des factures représente un coût onéreux. Leur traitement passe par plusieurs étapes. De leur émission à leur archivage, en passant par leur mise en paiement, la version papier revient en moyenne à 17 €. Or, la version dématérialisée ne coûte qu’à un prix avoisinant les 4 €.
Cette réduction de coût n’est pas négligeable, surtout aux activités qui signent régulièrement des contrats commerciaux. De plus, la mondialisation des échanges oblige à quelques adaptations. La facture électronique se révèle être très intéressante pour faciliter les transactions.
Grâce à cette dernière, le temps de gestion est plus léger. Dans cette perspective, l’externalisation est également une option intéressante. En effet, des prestataires se sont spécialisés dans la gestion du processus d’e-facturation d’une PME. Même l’archivage peut être pris en charge afin que vos échanges avec vos fournisseurs et vos clients soient plus aisés.
Comment réussir sa conversion à l’e-facture ?
La mise en œuvre de cette nouvelle méthode pour émettre des factures est complexe. Vous aurez besoin d’un investissement humain et financier. Une maîtrise spécifique est également nécessaire.
Pour vous assister, vous pourrez faire appel à :
- un prestataire qui s’est spécialisé dans le domaine de la dématérialisation ;
- des outils, tels qu’un logiciel d’e-facturation disposant ou non de l’option de signature électronique.
La dématérialisation doit aussi suivre les étapes suivantes :
- le choix du logiciel (GED, LAD, etc.) que vous devez impérativement maîtriser ;
- le choix du mode de gestion électronique plus ou moins élaboré (EDI ou PDF) ;
- le renforcement de la sécurité en optant pour la signature électronique.
Le succès de la transition réside également dans la planification du projet. Vous serez obligés d’entreprendre une refonte de votre mode de fonctionnement en matière de facturation.
Les répercussions sur votre comptabilité seront moindre. Une fois que l’e-facturation est opérationnelle, le retour sur investissement sera élevé.
Quels sont les risques d’une mauvaise dématérialisation ?
L’optimisation du rendement de l’entreprise est certaine en passant à l’e-facturation. Cependant, lorsque la dématérialisation fiscale est non-conforme, les conséquences seront éventuellement défavorables à l’activité.
Une procédure très réglementée
La législation reconnaît l’égalité des valeurs des écrits électroniques et ceux des supports papier sous les conditions suivantes :
- leur émetteur dispose d’une parfaite identification ;
- le document doit être établi et conservé dans de bonnes conditions.
Pour l’émission de factures aux normes, vous avez trois possibilités :
- L’échange de données informatiques est une méthode qui présente un coût élevé. Elle est rarement accessible aux TPE et aux PME, mais est plutôt destinée aux grands comptes ;
- Pour les deux autres méthodes, afin de garantir l’authenticité de la facture, tout comme son intégrité et sa lisibilité, la signature électronique est un moyen efficace. Sinon, il est possible de réaliser plusieurs contrôles permettant un suivi depuis la facturation jusqu’à la livraison du produit.
Par ailleurs, depuis 2014, les entreprises sont invitées à disposer d’une facturation sous format électronique avec plusieurs échéances calendaires, et cela, en fonction du statut de l’activité. Au début de l’année 2017, cette loi s’adressait aux grandes entreprises, puis aux ETI en 2018, aux PME en 2019 et aux TPE cette année.
Une facture émise ne sera légale que si elle comporte les mentions obligatoires, telles que la TVA ou encore le nom de l’émetteur. L’archivage est aussi une condition nécessaire. Son délai est de 6 ans pour les factures fiscales et 10 ans pour les factures comptables.
En ce qui concerne la dématérialisation des factures fournisseurs, l’original des documents est demandée par l’administration fiscale. Depuis fin mars 2017, les entreprises peuvent réaliser la numérisation des factures papier.
Les pièces doivent être reproduites identiquement, en couleur, et sous format PDF. Seul un scanner performant peut assurer cette tâche. Mais encore, les factures sont à horodater et doivent également présenter la preuve de leur authenticité, grâce à la signature électronique. Si ces conditions ne sont pas respectées, une facture pourra être reconnue comme non conforme.
Les sanctions encourues
Une non-conformité entraîne forcément le rejet du document. L’administration n’est pas en mesure d’assurer son authenticité et son intégrité.
L’amende peut atteindre 50 % des sommes facturées. La TVA peut aussi être remise en question.
La conséquence est telle que l’entreprise ne sera plus en mesure d’encaisser la facture concernée. Elle devra en fournir une nouvelle. Cela représente une perte de temps.
Dans le cas d’une mention inexacte, l’amende fiscale est de 15 € par erreur. Le plafond de l’amende est à hauteur du quart du montant de la facture. Les sanctions pénales peuvent, quant à elles, monter à 75 000 €.
Pour les factures fournisseurs, le comptable est en mesure de les rejeter en cas d’anomalies. Si la numérisation est de mauvaise qualité, l’administration aura le droit de demander la version papier. Lorsque le document n’est pas disponible, la facture électronique ne peut être classée comme pièce comptable. Il est conseillé de garder précieusement les factures au format papier qui présentent de forts montants afin d’éviter un rejet.
Conclusion
Au fil des années, la procédure de dématérialisation de factures s’invite au sein de nouvelles entreprises. Une réalité à laquelle nous devons faire face. Malgré sa grande praticité, il est toujours important de respecter la législation en vigueur afin d’éviter de s’exposer à des sanctions.