Vous venez de débuter votre activité et vous voila submergé sous les papiers administratifs ?
Ou bien vous venez à l’instant d’ouvrir un classeur à archives poussiéreux dans votre étrangère au fond de votre bureau et vous vous demandez que faire de ces documents ?
Peu importe votre situation, vous arriverez sûrement à cette conclusion : que dois-je conserver ?
Vous trouverez dans cet article les délais de conservation des différents documents.
Les documents civils et commerciaux
- Contrat et convention conclus dans le cadre d’une
relation commerciale - Documents bancaires
- Documents établis pour le transport de
marchandises
Délai de conservation : 5 ans
- Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt brevet, marque, dessin et modèle)
Délai de conservation : 5 ans à partir de la fin de la protection
- Déclarations en douanes
Délai de conservation : 3 ans
- Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers
Délai de conservation : 30 ans
- Factures (clients ou fournisseurs)
- Contrats conclus par voie électronique
- Correspondances commerciales telles que bons de commande, bons de livraison…
Délai de conservation : 10 ans
- Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur
Délai de conservation : 2 ans
- Police d’assurance
Délai de conservation : 2 ans à partir de la résiliation de contrat
- Dossier d’un avocat
Délai de conservation : 5 ans à partir de la fin du mandat
Documents et pièces comptables
- Livres comptables et registres comptables (livre-journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.)
- Pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc).
Délai de conservation : 10 ans
Documents fiscaux
- Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration
- Cela concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux, les bénéfices non commerciaux, les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises, la valeur ajoutée des entreprises, la taxe sur la valeur ajoutée, etc.
En cas de non-respect de l’obligation de conservation : Amende de 5 000 €
Délai de conservation : 6 ans
10 ans en cas de comportement frauduleux.
Documents sociaux
- Statuts de la société
Délai de conservation : 5 ans à partir de la radiation
- Documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)
Délai de conservation : 10 ans
- Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration
Délai de conservation : 3 ans ou 3 derniers exercices
- Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement.
- Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration.
Délai de conservation : 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
- Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société
Délai de conservation : 5 ans
Documents relatifs à la gestion du personnel
- Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
Délai de conservation : 5 ans
- Registre unique du personnel
Délai de conservation : 5 ans à partir du départ du salarié
- Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite
Délai de conservation : 5 ans
- Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
Délai de conservation : 3 ans
- Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait
Délai de conservation : 3 ans
- Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation
Délai de conservation : 1 an
- Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail
- Vérification et contrôle du CHSCT
Délais de conservation : 5 ans
- Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
Délai de conservation : 5 ans